Samþykktir Norðurslóða-viðskiptaráðsins 

I. NAFN

1. grein 
Nafn ráðsins er Norðurslóða-viðskiptaráðið (NV), hér eftir nefnt ráðið. Heimili og varnarþing ráðsins er í Reykjavík og um réttarstöðu þess fer að íslenskum lögum.

II. MARKMIÐ OG STARFSEMI

2. grein 
Markmið ráðsins er að byggja upp viðskiptasamstarf ríkja á norðurslóðunum og búa þannig í haginn að íslenskt atvinnulíf geti keppt um þau atvinnutækifæri sem þar má finna, ásamt því að efla tengsl á sviði menntunar, menningar, umhverfismála og stjórnmála.

3. grein
Í samræmi við markmið ráðsins skal það m.a. vinna að eftirfarandi:

a) Standa vörð um viðskiptatengda hagsmuni félaga sinna á Norðurslóðunum.

b) Skipuleggja fundi og ráðstefnur er varða almenn málefni um viðskiptatækifæri á norðurslóðunum.

c) Skipuleggja heimsóknir aðila í viðskiptalífi þeirra ríkja sem eiga landsvæði að norðurslóðunum og annarra áhugasamra aðila.

d) Vinna með stjórnvöldum, háskóla- og fræðasamfélaginu og öðrum viðeigandi aðilum hérlendis og erlendis, m.a. til að samþætta viðskiptatengda vinnu í málefnum norðurslóðanna.

e) Veita beina þjónustu samkvæmt ákvörðun stjórnar, s.s. upplýsingar um viðskiptatengiliði, aðstoð við að koma á viðskiptatengslum á milli fyrirtækja og miðlun upplýsinga er varða viðskipti á svæðinu.

III. FÉLAGAR

4. grein
Eftirtaldir aðilar geta verið félagsmenn:

a) Lögaðilar með fasta starfsemi eða verulegan hluta starfsemi sinnar í ríkjum sem landsvæði eiga að norðurslóðunum, sem og samtök þeirra.

b) Einstaklingar með ríkisborgararétt í umræddum ríkjum eða einstaklingar sem reka atvinnustarfsemi í þeim ríkjum, sem og samtök þeirra.

c) Aðrir sem stjórn ráðsins telur að falli að markmiðum þess. Þegar um félagsaðild lögaðila eða samtaka er að ræða skal tilkynna félaginu hver fari með félagsaðildina fyrir hönd viðkomandi aðila og um breytingar á þeirri skipan.

5. grein
Sækja þarf skriflega um aðild að félaginu. Stjórn félagsins tekur ákvörðun um félagsaðild og leggur fram tillögu til aðalfundar um ákvörðun árgjalda.

6. grein
Úrsögn úr félaginu þarf að vera skrifleg og tekur gildi frá og með næstu áramótum eftir að hún berst. Úrsögn breytir engu um skyldu til greiðslu árgjalds á yfirstandandi reikningsári.

7. grein
Stjórn ráðsins getur með 2/3 atkvæða ákveðið að vísa félaga úr ráðinu í sérstökum tilvikum, s.s. ef um alvarlegt brot er að ræða gegn hagsmunum eða tilgangi þess, brot á samþykktum þess, vanskil á árgjöldum eða alvarlegt brot á landslögum.

IV. AÐALFUNDIR

8. grein 
Aðalfund ber að halda eigi síðar en í júní á hverju ári. Boðað skal til aðalfundar á tryggilegan og skriflegan hátt með minnst 2 vikna fyrirvara. Boðun með tölvupósti og/eða með tilkynningu á vefsíðu ráðsins er talin fullnægjandi. Stjórn ráðsins getur boðað til aðalfundar með minnst tveggja vikna fyrirvara Dagskrá skv. 11. gr. skal fylgja aðalfundarboði ásamt tillögum um breytingar á samþykktum ef einhverjar eru. Aðalfundur er lögmætur ef boðað er til hans í samræmi við samþykktir félagsins.

9. grein 
Allir félagar sem greitt hafa árgjald eiga rétt á því að mæta á fundi ráðsins, bera fram tillögur og greiða atkvæði. Sérhver félagi hefur eitt atkvæði. Félaga er heimilt að veita öðrum félaga umboð til að fara með atkvæðisrétt sinn en þó má enginn fara með umboð fyrir fleiri en 5 félaga. Atkvæði skulu greidd með handauppréttingu nema sérstaklega sé farið fram á skriflega atkvæðagreiðslu.

10. grein
Formaður stýrir aðalfundi eða tilnefnir sérstakan fundarstjóra. Fundarstjóri tilnefnir fundarritara. Haldin skal fundargerð um það sem fram fer á fundinum og skal fundargerð undirrituð af fundarstjóra og fundarritara og send félagsmönnum.

11. grein 
Dagskrá aðalfundar skal vera sem hér segir:

1. Skýrsla stjórnar
2. Ársreikningar
3. Kynning á fjárhagsáætlun næsta rekstrarárs og ákvörðun árgjalda
4. Kosning formanns
5. Kosning stjórnarmanna
6. Kosning endurskoðanda
7. Breytingar á samþykktum
8. Önnur mál Heimilt er að breyta röð dagskrárliða með samþykki aðalfundar.

V. STJÓRNIN

12. grein 
Í stjórn félagsins sitja formaður og 8 stjórnarmenn sem kosnir skulu af aðalfundi til tveggja ára í senn á þann hátt að formaður og 4 stjórnarmenn skulu kjörnir annað árið en 4 stjórnarmenn hitt árið. Stjórnarsetan er persónubundin. 2/2 Formaður skal kosinn sérstaklega en aðrir stjórnarmenn í einu lagi. Séu fleiri í framboði til stjórnar en sem nemur þeim fjölda stjórnarsæta sem kosið skal um skal kosning fara fram skriflega og í einu lagi. Hver atkvæðisbær aðalfundargestur má greiða jafnmörgum frambjóðendum atkvæði og nemur fjölda stjórnarsæta sem kosið skal um, en heimilt er að greiða færri frambjóðendum atkvæði. Afl atkvæða ræður úrslitum en falli atkvæði jafnt skal hlutkesti ráða. Nýkjörin stjórn skal kjósa varaformann og skipta með sér verkum að öðru leyti.

13. grein 
Stjórn félagsins fer með æðsta vald í málefnum þess á milli aðalfunda. Hún skal koma saman til fundar eftir því sem þörf krefur og formaður ákveður. Fari einhver stjórnarmanna fram á fund skal orðið við beiðni hans og fundur boðaður. Stjórnarfundi skal boða á tryggilegan hátt og með a.m.k. viku fyrirvara nema brýna nauðsyn beri til annars. Boðun með tölvupósti jafngildir skriflegri boðun. Stjórnin er ákvörðunarbær ef a.m.k. 4 stjórnarmenn sitja fund. Við ákvarðanatöku gildir einfaldur meirihluti. Séu atkvæði jöfn ræður atkvæði stjórnarformanns úrslitum.

14. grein 
Stjórn félagsins er heimilt að ráða framkvæmdastjóra til að annast daglegan rekstur félagsins. Framkvæmdastjóri skal hafa seturétt á öllum fundum ráðsins nema meirihluti fundarmanna ákveði annað.

15. grein 
Stjórnarformaður og framkvæmdastjóri hafa heimild til að skuldbinda félagið með undirritun sinni. Ef framkvæmdastjóri hefur ekki verið ráðinn verður félagið skuldbundið með undirritun formanns eða varaformanns auk eins annars stjórnarmanns.

VI. FJÁRMÁL

16. grein
Reikningsár félagsins er frá 1. janúar til 31. desember ár hvert.

17. grein
Reikningar skulu kannaðir af löggiltum endurskoðanda samkvæmt ákvörðun aðalfundar. Þeir skulu bornir upp til samþykktar á aðalfundi.

VII. BREYTINGAR Á SAMÞYKKTUM

18. grein
Tillögur til breytinga á samþykktum skulu berast stjórn í tæka tíð þannig að þær megi kynna í fundarboði aðalfundar. Ákvörðun um breytingar skal taka á aðalfundi og til að tillaga nái fram að ganga þurfa a.m.k. 2/3 fundarmanna að samþykkja hana.

19. grein
Tillögur um slit félagsins skulu sæta sömu meðferð og breytingar á samþykktum. Verði ákvörðun um félagsslit samþykkt skal aðalfundur jafnframt ákveða á hvern hátt hreinni eign félagsins skuli ráðstafað. Skal við slíka ákvörðun miðað við að láta eignirnar renna til aðila sem vinnur að svipuðum markmiðum og ráðið. Aðalfundur skal jafnframt kjósa skilanefnd til þess að ganga frá skuldbindingum félagsins og ráðstafa þeim eignum sem eftir verða í samræmi við áðurnefnda ákvörðun aðalfundar.

VIII. ÁKVÆÐI TIL BRÁÐABIRGÐA

Á stofnfundi ráðsins 14. ágúst 2013 skal kjósa stjórn á þann hátt að 9 stjórnarmenn skulu kjörnir fram að næsta aðalfundi og skiptir stjórnin með sér verkum. Á aðalfundi 2014 skal kjósa um 3 stjórnarmenn sem áður voru kosnir til eins árs. Að öðru leyti gildir ákvæði 9.-12. gr. varðandi kosningarnar. Stjórn ráðsins er heimilt að ákveða árgjöld þess fram að næsta aðalfundi, sem skulu taka mið af veltu félagsmanna og vera í samræmi við árgjöld annarra sambærilegra ráða.

Samþykktir þessar voru samþykktar á stofnfundi Norðurslóðaviðskiptaráðsins sem haldinn var í Reykjavík þann 14. ágúst 2013, með breytingum á samþykktum á aðalfundi 8. júní 2018.